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Icono de ExcelCon Excel es muy fácil hacer lo básico y muy difícil conseguir lo que uno realmente quiere, sobre todo cuando se intenta en un tiempo reducido. A pesar de su excelente diseño, la hoja de cálculo más famosa es capaz de hacernos sentir como auténticos principiantes.

Hemos buscado cinco trucos poco conocidos para Excel, los que nos han parecido más útiles e interesantes para sacarle más partido en el día a día: compartir un XLS entre varios usuarios, usar formatos condicionales, inmovilizar paneles, crear listas desplegables y aplicar el pegado especial.

1. Trabajar en equipo con una misma hoja de cálculo

Escenario: una oficina, un disco compartido y varias personas que desean editar un archivo XLS al mismo tiempo (al estilo Google Docs). El primero que abra el archivo tendrá el control del mismo e imposibilitará la edición por parte de los demás:

Otro usuario está editando el archivo

Para evitar que alguien vaya a tomar un café y deje la hoja de cálculo bloqueada, es necesario compartir el libro. En Microsoft Office 2007 y 2010, ve a la pestaña Revisar y haz clic Compartir libro. En el cuadro de diálogo, marca la casilla y haz clic en Aceptar. En la pestaña Uso avanzado puedes definir el tamaño del historial de cambios o cómo resolver conflictos.

2. No perder nunca de vista las celdas de referencia

Cuando te muevas por una hoja de gran tamaño, es muy posible que no quieras perder de vista algunas celdas, como las del encabezado. La función Inmovilizar paneles, disponible en el menú Ver o Vista, "congela" las celdas que tú quieras para que siempre sean visibles.

Otra forma de conseguir lo mismo es a través de las vistas separadas. Fíjate en las barras de desplazamiento: adyacentes a los botones con flecha hay diminutos rectángulos. Arrástralos para crear una vista independiente con todas las filas y columnas que necesites.

Vista separada

3. Decorar las celdas según su valor

Por muy sofisticada que sea, una hoja de cálculo sin colores será ignorada vilmente. No, no nos referimos a pintar las celdas al azar, sino a usar el color para facilitar la lectura de la hoja; puesta al servicio de los datos, la estética juega un papel muy importante. Para ello, tu mejor aliado es el menú de Formato condicional.

Formato condicional

Las opciones de formato condicional decoran las celdas seleccionadas a partir de los datos que contienen. Las escalas de color y los conjuntos de iconos, por ejemplo, son perfectos para expresar la posición relativa de una cantidad con respecto al total de las mismas. Son efectos atractivos y fáciles de aplicar.

4. Crear una lista desplegable

Supón que estás llenando una hoja de cálculo con las notas de tus alumnos. Para no tener que escribir las valoraciones para cada fila, ¿qué mejor que una lista desplegable? Reducen los errores y son fáciles de crear. Escribe los valores iniciales en un grupo de celdas, ve al menú Datos y abre el panel de Validación de datos.

Crear una lista desplegable

Elige "Lista" como criterio de validación, haz clic en el botón del campo Origen y selecciona las celdas con los valores disponibles. Una vez que aceptes, todas las celdas que hayas validado tendrán listo el menú desplegable.

5. Las maravillas del pegado especial

¿Quieres más opciones a la hora de pegar valores? Copia unos datos, haz clic derecho sobre una celda vacía y elige "Pegado especial". La potencia de este cuadro diálogo es asombrosa, pues permite pegar únicamente lo que interesa, como fórmulas o formatos, y llevar a cabo operaciones aritméticas.

Pegado especial

La casilla Saltar blancos evita que reemplaces valores con casillas en blanco, mientras que Transponer efectúa una operación utilísima: convertir filas en columnas y viceversa.

¿Conocías estos trucos? ¿Cuáles recomendarías a los lectores de OnSoftware?

Comentarios

  • Ferretería Machí |
    31/08/10
    Ferretería Machí

    Algunos sí los conocía, otros me han resultado muy interesantes y útiles, gracias. Yo añadiría un truco o función que es la de pronosticar ventas. Introduciendo unos valores relacionados con sus fechas, Excel tiene una función que pronostica un valor futuro en función a los valores pasados. El pegado especial comentado es muy útil, yo lo utilizo mucho para pegar vínculos. Por ejemplo, puedes pegar el vínculo de una hoja excel a una presentación power point. Cuando pase el tiempo y cambien los datos también cambiarán dentro de la presentación automáticamente ahorrándote el trabajo de volver a hacer la presentación de nuevo.

  • Ana |
    31/08/10
    Ana

    Lo de inmovilizar paneles me resulta muy ùtil y no recordaba como hacerlo, gracias!!!! Y los pantallazos venían advirtiéndome algo... y ahora no puedo usar los instaladores de programas, shit

  • jaenur69 |
    01/09/10
    jaenur69

    algunos los conocia... otros.. no... pero una pregunta... alguna vez por casualidad di con una pagina de microsoft... donde se podia consultar con varias personas... pero la perdi... y no la he podido volver a ver... alguien la sabe... o me podria decir como llegar hasta alla...? gracias.. y felicitaciones por este tipo de articulos... cada dia estan mejor... jeu

  • jaime66 |
    01/09/10
    jaime66

    Al igual que los demas habia trucos que ya conocia y otros que no, y el resumen es que concidero que ecxel es la herramienta mas valiosa que han podido crear para las empresas y personas en su vida diaria. Gracias.

  • Ronald Salcedo |
    01/09/10
    Ronald Salcedo

    Excelentes trucos. Pases varios días metido en excel para descifrar como colocar color a las celdas cuando introdujese un dato. Pues ya lo resolví gracias a este articulo. De verdad muchas gracias... Saludos.

  • VICTOR PERALTA |
    01/09/10
    VICTOR PERALTA

    Graciaa por los trucos, execelente para mi trabajo diario, los felicito, podrìan publicar algunos mas

  • will |
    02/09/10
    will

    Gracia muy buenos trucos sirven mucho para aumentar la productividad saludos!

  • giovaz |
    02/09/10
    giovaz

    Exelente, gracias, me resulta muy práctica su reseña, y a emplearla en el quehacer diario.

    Esperemos que llegasen a publicar un poco mas de estas prácticas herramientas del Excel.

    Saludos.

  • Rolo |
    03/09/10
    Rolo

    Un truco muy bueno es la utilización de atajos del teclado (combinación de teclas) para ejecutar acciones mucho más rapido, sin tener que navegar por los menus. Por ejemplo, en Excel 2003 presionando las teclas CTRL+MAYUSC+; se inserta la fecha actual (en Excel 2007 es con CTRL+;)

    En nuestra web tenemos publicados más de 200 atajos del teclado para poder operar Excel más rápido! http://www.todoexcel.com/atajos-del-teclado/

    Salu2

  • Ruben |
    07/09/10
    Ruben

    Muchas gracias por enseñar lo que saben , lo de pegado especial lo desconocia , me sirbio para traer datos de otra hoja de calculos para generar una estadistica, muy practico

  • Mr Ed |
    07/09/10
    Mr Ed

    Los conozco y los usé, pero del que todavía no puedo encontrar y usar es la fórmula para pasar números a palabras (o letras); p. ej.: 523; resultado: quinientos veintitres.

  • Diana |
    07/09/10
    Diana

    siempre quise hacer lo de Trasponer y hasta ahora lo aprendo, despues de tanto batallar y perder el tiempo, utilísimos tips. Gracias.

  • lumaco |
    07/09/10
    lumaco

    BIEN!!!!! AUN CUANDO YA CONOCIA ALGUNOS DE ESTOS TRUCOS, SIEMPRE EN BUNO REPASAR Y APRENDES ALGO NUEVO...EXCEL ES UNA MARAVILLA... BIEN, BIEN, BIEN...

  • NARUTO |
    07/09/10
    NARUTO

    LANZA GRACIAS ESTOS TRUCOS ESTÁN BUENOS SE LES AGRADECE SUERTE

  • julio cespedes |
    07/09/10
    julio cespedes

    algunos ya los sabia, me interesa el de compratir archivos y que varias personas esten trabajando un mismo archivo a la vez.... donde puedo encontrar mayor informacion... gracias a migos ......

  • Ricardo R |
    07/09/10
    Ricardo R

    Muy buenos estos trucos,, y lo mejor es la forma que uds lo hacen ,,, resumido,facil y muy practico garcias

  • Javier |
    07/09/10
    Javier

    Gracias por los trucos, excelente para mi trabajo diario, los felicito, podrìan publicar algunos más, son muy utiles agradecido...

  • JESUS |
    07/09/10
    JESUS

    TENGO UN PROBLEMA CON EXCEL. ALGUNOS LIBROS NO LOS PUEDO IMPRIMIR, SALE EN BLANCO LA HOJA. AUNQUE ESTE VISUALIZANDO EN LA PANTALLA LO QUE DESEO IMPRIMIR. ¿CUÁL SERÁ EL PROBLEMA?

  • Inutilio |
    07/09/10
    Inutilio

    Un truco que me ha sido de mucha utilidad, es el de escribir un dato en la misma celda de diferentes hojas de un libro sin necesidad de trasladarme a cada una de las hojas del libro.

    Con la tecla Ctrl se seleccionan las hojas que interesa trabajar y el dato que se escriba en la hoja en la que se está posicionado se replica en el resto de hojas.

  • ISAAC |
    07/09/10
    ISAAC

    MUY BUENOS CONSEJOS PARA LA UTILIZACION DE EXCEL 2007, ME HAN AYUDA MUCHO EN MI TRABAJO, OJALA PUEDAN SUBIR MAS DE ESTOS CONSEJOS.

  • rfonseca |
    07/09/10
    rfonseca

    solo el primero no de compartir el libro, pero en general estan buenos, gracias

  • pablo |
    08/09/10
    pablo

    gracias execelentes trucos, ahora requiero si alguin sabe como llevar la cuanta de los dias Ej fue se cuestrado el 21 de diciembre de 1997 a hoy cuantos dias son y que la foirmula aparezca automaticamente todos los dias en una ayuda de ppt. gracias

  • bsdfgs |
    08/09/10
    bsdfgs

    siiiiii

  • jesus |
    08/09/10
    jesus

    EXELENTE, APESAR DE QUE USO MUCHO EL EXEL Y LO CONOSCO DEMACIADO, ME SIRVIO DE MUCHO, ES MUY BUENO

  • jesus |
    08/09/10
    jesus

    PARA JESUS, CREO QUE EL PROBLEMA ESTA EN LA MANIPULACION DE TU IMPRESORA.

  • waltrerm |
    08/09/10
    waltrerm

    MUY INTERESANTES LOS TIPS, GRACIAS

  • Manujara |
    08/09/10
    Manujara

    Gracias por la informacion compartida, me podrian decir aqlgun atajo para inmobilizar las columna.

  • ingepatrocinio |
    08/09/10
    ingepatrocinio

    Que buenos tips, muchas gracias. ingepatrocinio

  • Fredy |
    08/09/10
    Fredy

    Otro que les servirá mucho y que la mayoría se olvida de utilizarlo es dale doble click a la linea intermedia entre las columnas y filas para autoajustar para asi no perder tiempo viendo el tamañano ideal.

  • TR0L0 |
    09/09/10
    TR0L0

    Tambien creo que es configuracion de impresora, (hoja, calidad, etc.).

  • daniel |
    09/09/10
    daniel

    Son muy interesantes, y es bueno recordarlos, para fortalecer los conocimientos en excel. gracias

  • Carlos |
    09/09/10
    Carlos

    Me parecieron cinco aportes muy interesantes, faciles de aplicar y muy convenientes. Gracias por publicarlos

  • Mafi |
    09/09/10
    Mafi

    Excelentes aportes¡¡¡¡ uno usa a diario el excell pero siempre se nos escapa algo y siempre hay algo nuevo que aprender, por favor MAS APORTES¡¡¡¡ y de otros programas tambien¡¡

  • mario medina |
    09/09/10
    mario medina

    es muy buenos algunos de ellos no los conocia ahora los pondre en práctica es bueno saber que si hay personas interesadas en enseñar algo más y mejor que pornografia espero mayor información de nuevo gracias hasta pronto

  • Inutilio |
    09/09/10
    Inutilio

    Mr Ed Enviado a las 1:34 pm el 7 de Septiembre

    En este link puedes encontrar el “convertidor” que buscas…

    http://www.neoteo.com/excel-convertir-numeros-a-letras.neo

  • Jmartin |
    10/09/10
    Jmartin

    Buena información. Uno de los peros que le encuentro es que al compartir un archivo para su edición no permite añadir más hojas o figuras hasta que se desactiva la opción de "compartir", ésto implica que es muy útil para editar celdas y actualizar datos pero da su trabajo para "crear" y diseñar.

  • EgoRex |
    11/09/10
    EgoRex

    Muy buenos tips. El de inmovilizar filas y columnas me sirve mucho. Grax.

  • Sonia |
    12/09/10
    Sonia

    Para JESUS. Para imprimir lo que quieres, puedes hacer click en vista previa de salto de página; te sale y marcas todo lo que quieres imprimir (rayas azules); previamente configuras tu hoja, con márgenes, tipo de papel, calidad de impresión. Espero que te sea útil. GRACIAS A TODOS POR ESTOS TIPS TAN INTERESANTES.

  • RAULFX |
    12/09/10
    RAULFX

    MUY BUEN DATO GRACIAS

  • CETOSKY |
    15/09/10
    CETOSKY

    EXCELENTE INFORMACIÓN, ME SERVIRA BASTANTE EN MIS TAREAS. ESPERO QUE SIGAN PUBLICANDO MAS INFORMACIÓN DE OFFICE, YA QUE SON DE VITAL IMPORTANCIA.

  • aventurero |
    18/09/10
    aventurero

    Alguien que tenga un programa en excel para ver las veces que una combinacion de 4,5 ó 6 números coincidan con algun sorteo de melate y revancha. ejemplo: combinación de 4 números a verificar 12,18,20,41 en una base de datos. resultado para 4: 12,18,20,41,43,52 sorteo 8 ago 1996 12,13,18,19,20,41 sorteo 6 dic 2005

  • EDGAR YANEZ |
    23/09/10
    EDGAR YANEZ

    por favor necesito saber como manejar los garficos en excel, mas que todos los que aparecen con escala logaritmica, ya que me da problemas con las secuencias que lee los datos.

    gracia

  • relando |
    22/10/10
    relando

    esta muy interesante

  • Anibal Bizarro |
    23/10/10
    Anibal Bizarro

    Es posible llevarlo en mi Pendrive o Micro para revisarlo continuamente?

  • bayardo |
    22/11/10
    bayardo

    lo habia buscado pero no lo habia conseguido... Gracias

  • David yucra |
    15/03/11
    David yucra

    Muy buenos, me estan ayudando a preparar mis informes y trabajos diarios

  • Vitoco |
    29/04/11
    Vitoco

    no conocia como ponerle un color especifico a las celdas segun su valor, me sirvio mucho compadre... se agradece

  • dul |
    09/09/11
    dul

    como puedo bajar excel gratis de verdad puesto que hay paginas que lo tiene pero alamera hora entro y te cobran

  • Julian_62 |
    27/09/11
    Julian_62

    Acertado trucos ya los conocía pero la intención cuenta para aquellos que estan iniciando, uno que descubrí ahora poco es marcar las columnas y colocarles nombres lo cual agiliza las fómulas, enre otras cosas. se hace de esta forma: marcar la columna completa presionando con el mouse. Posteriormente en el cuadro donde aparece la celda que marcamos (al lado del cuadro de fórmulas) le colocamos un nombre ese nombre hará referencia a toda la celda y no importa cuanta filas con datos tegamos todos los valores se tomarán en cuenta, solo que no podremos totalizar al final puesto que tomará ese resultado como un dato adicional

  • MCGYVER |
    26/10/11
    MCGYVER

    ...para convertir texto de una celda mayúsculas a minúsculas ( vive-versa) ".... =mayusc(F12) ó =minusc(F12)... ", donde f12 contiene el texto en mayuscula o minuscula. Con uno que no lo sepa ya es ganancia

17/09/14
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