10 fórmulas y trucos para las Hojas de Cálculo de Google Drive

Aquí te resaltamos fórmulas y funciones especiales de Google Sheets que te ayudarán a ver la potencia de esta suite ofimática en la nube.

Google Sheets u Hoja de cálculo, es el “Excel” de Google. Forma parte integral de Google Drive y es accesible tanto desde el navegador como desde la app para Android y iPhone.

Los puntos fuertes de Google Sheets son la edición colaborativa, que es un gratis y que es muy potente. Aunque perezca mentira, es capaz de hacer algunas funciones mejor y más rápido que Excel.

Seguramente ya conoces las fórmulas básicas de cualquier hoja de cálculo: Suma, Media, Mediana… Google Sheet tiene todas estas fórmulas (en inglés, eso sí) y más. Como estas:

1. Traducción de texto: GOOGLETRANSLATE

Google Sheets une sus fuerzas con el Traductor de Google para traducir el texto de las celdas en multitud de idiomas.

Cómo traducir celdas en Sheets:

= Googletranslate ( celda o texto ; código idioma original ; código idioma destino )

Los códigos de país usan los códigos de país de 2 letras: Español = es; Inglés = en; Alemán = de… Acuérdate de poner entre comillas dobles cualquier dato que no sea una referencia a una celda.

Una fórmula relacionada es DETECTLANGUAGE( “texto” ), que te dirá en qué idioma está escrito un texto.

Ejemplos de uso:

= Googletranslate (A1;”es”;”en”)

= Googletranslate (“Hello my name is Peter”;”en”;”fr”)

2. Conversión de divisas: GOOGLEFINANCE

Al trabajar con varias divisas en una hoja de cálculo, lo normal es hacer una conversión manual tomando el valor de una divisa en relación a otra. El problema es que el valor de las divisas cambian, desfasando tus cálculos.

Google Sheets toma los datos actualizados de su portal de finanzas Google Finanzas para darte siempre el valor más actualizado.

Cómo convertir divisas en Sheets:

= celda * GoogleFinance (“Código_divisa_origen_Código_divisa_destino“)

Los códigos de divisa siguen el estándar ISO-4217 y debes escribirlos juntos. Por ejemplo, para convertir de Euros a dólares estadounidenses, escribe EURUSD.

Ejemplos de uso:

= A1 * GoogleFinance (“USDEUR”)

= 200 * GoogleFinance (“EURGBP”)

3. Conversor de unidades: CONVERT

Además de convertir divisas, Google Sheets puede convertir casi cualquier otra unidad. La lista incluye medidas de peso, distancia, tiempo, fuerza, energía, temperatura, volumen y más.

Cómo convertir unidades en Google Sheets

= CONVERT( valor ; unidad_inicio ; unidad_fin)

El valor debe ser numérico, mientras que unidad_inicio y unidad_fin deben pertenecer a la misma categoría. Por ejemplo, no puedes convertir unidades de temperatura en velocidad, y vice versa. En la ayuda de Google Sheets encontrarás la manera correcta de llamar a las unidades.

Ejemplos de uso:

= CONVERT(100,”g”,”uk_ton”)

= CONVERT(20,”C”,”F”)

4. Diferencia entre fechas: DATEDIF

Trabajar con fechas es siempre complicado, pero las Hojas de cálculo de Google tiene muchas formas para manejar fechas. DATEDIF es una de las más interesantes, pues calcula la diferencia entre dos fechas en días, meses y años.

Cómo calcular la diferencia entre dos fechas:

= DATEDIF ( fecha_inicio ; fecha_final ; unidad )

Tanto fecha_inicio como fecha_final deben ser fechas o celdas con fechas normales. Los valores aceptados para unidad son “Y”,”M”,”D”,”MD”,”YM” y “YD”.

Y, M y D equivalen a años, meses y días. Mostrarán la diferencia total en cada una de esas unidades. Por otro lado MD, YM y YD funcionan mejor juntos. MD es el número de días descontando los meses, y YM es el número de meses descontando los años. Por último, YD son los días transcurridos descontando los años.

Ejemplos de uso:

=DATEDIF(C3;C4;”D”)

=DATEDIF(“3/1/2012″;”3/10/2015″;”M”)

5. Inserta una imagen: IMAGE

Si necesitas incluir una imagen en alguna de tus celdas, Google tiene una función para ti. El único requisito es que esté en la red, ya que la debes incluir a través de su dirección URL.

Cómo insertar imágenes dentro de una celda:

= IMAGE ( url ; modo; alto; ancho)

El único parámetro necesario es el primero, la dirección URL en la que se encuentra la imagen. El resto, alto, ancho y modo es opcional y especifica cómo se mostrará la imagen cuando la celda es mayor o menor que el tamaño de la imagen.

Ejemplos de uso:

= IMAGE ( “http://midominio/miimagen.jpg”)

= IMAGE ( A1 ; 4 ; 640 ; 480)

6. Toma datos de otra hoja: IMPORTRANGE

Cuando una hoja de datos es compleja es normal necesitar tomar un dato de otra hoja distinta. En Google Sheets es bastante fácil y rápido.

Cómo leer datos de otra hoja de cálculo:

= IMPORTRANGE ( clave ; rango )

El primer parámetro, clave, se obtiene de la dirección web de la hoja. Lo puedes ver en la barra de direcciones de tu navegador. Empieza justo después de “?key=” y acaba antes del símbolo “&”. Por otro lado, rango es la dirección de la celda o rango que quieres importar. No te olvides de hacer referencia también a la hoja en la que está incluida.

Ejemplos de uso:

=IMPORTRANGE(“0AhziwExvmL7jdGtQRkV2dkxOaDhHWGN1N3MyMlVQMnc”;”Truco 5!B8″)

=IMPORTRANGE(B4;”Hoja 1!A1″)

7. Filtros en una tabla

Tras ver unas cuantas fórmulas interesantes, pasamos al apartado de funciones con una de las más interesantes: los filtros. Te permiten buscar, ordenar los resultados o filtrarlos según sus valores.

Cómo añadir filtros a una tabla

En este caso, no necesitarás una fórmula, sino seleccionar la tabla que contiene tus datos y después pulsar el botón boton de filtroo usar el menú Datos > Filtro.

Desde ese momento, la cabecera de tu tabla incluirá unos pequeños botones desde los que accedes a las opciones de filtrado.

Ejemplo de uso

La hoja está protegida así que no podrás usar los filtros hasta que no crees una copia. Puedes hacerlo desde el menú Archivo > Crear una copia.

8. Elegir los elementos de una celda desde una lista

¿Te gustaría limitar las posibilidades de rellenar una celda a una lista cerrada? En Google Docs es bastante fácil.

Cómo limitar los valores de una celda:

Selecciona las celdas que quieres modificar, haz clic derecho y elige Validación de datos (también disponible en el menú Datos > Validación).

Validacion de lista

En Criterios, elige Elementos de una lista. Después tienes dos opciones: o bien eliges los elementos de la lista desde celdas de tu hoja de cálculo o los escribes manualmente, separados por comas, en Introducir elementos de la lista.

También puedes limitar los valores de una celda para que solo admita fechas, números o patrones más avanzados.

Ejemplo de uso

La hoja está protegida así que no probar a añadir valores no admitidos hasta que crees una copia en tu propio Drive. Puedes hacerlo desde el menú Archivo > Crear una copia.

9. Formato condicional de celdas

Cuando tienes una tabla con muchos datos, es difícil saber qué es lo importante. El formato condicional permite cambiar el estilo de las celdas según sus valores.

Cómo usar el formato condicional de celdas:

Selecciona las celdas cuyo formato quieres cambiar dinámicamente, haz clic derecho y elige Formato Condicional. En la ventana que se abre puedes elegir las condiciones necesarias para que cambie el color del texto o del fondo.

Formato condicional

Ejemplo de uso

La hoja está protegida así que no probar a cambiar los valores para ver cómo cambian los colores, hasta que crees una copia en tu propio Drive. Puedes hacerlo desde el menú Archivo > Crear una copia.

10. Gráfico geográfico sobre un mapa

Todos conocemos los gráficos de barras, pero para expresar conceptos por población, ¿qué mejor que representarlos sobre un mapa del mundo?

Cómo añadir un gráfico en un mapa

Necesitas una tabla con datos que contenga nombres de países en una columna. Para probar puedes pegar la tabla de población mundial de la Wikipedia. Después, ve al menú Insertar > Gráfico.

En la pestaña Empezar, elige la tabla con tus datos haciendo clic en Seleccionar intervalos. Después, ve a la pestaña Gráficos y elige Mapa. Por último, en la pestaña Personalizar puedes cambiar el fondo, el área que se muestra y la escala de color.

Ejemplo de uso.

¿Cuál crees te parece más útil?

¿Qué fórmula o función te ha gustado más? Si quieres seguir entrenando tu capacidad para crear hojas de cálculo, no te pierdas estas 10 fórmulas de Excel que debes conocer. La gran mayoría las puedes usar también en Google Sheets, escribiendo el nombre la fórmula en inglés.

Artículo actualizado el 12 de mayo de 2015. Publicado por primera vez en junio de 2012

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