Trucos para Gmail: la lista definitiva

Gmail es uno de los mejores servicios de correo. Ofrece varios GB de espacio (combinado con otros servicios), un uso fácil y rápido y muchas funciones que se amplían y mejoran periódicamente.

Muchas de estas funciones nuevas o poco conocidas pasan desapercibidas. Una publicación en el blog de Gmail, el eco en el resto de la blogosfera y en unos días ya nadie se acuerda.

Hemos recopilado los mejores trucos y funciones poco conocidas para que te conviertas en un maestro del correo electrónico

Los hemos clasificado en cuatro categorías: funciones extra, mejoras de organización, personalización y seguridad.

Funciones extra

Aquí encontrarás cómo incorporar nuevas funciones a Gmail, algunas tan curiosas como usar Gmail sin conexión.

Llama por teléfono

Llamar desde el Chat de GmailPuedes usar Gmail para llamar a teléfonos de todo el mundo, sin necesidad de instalar ningún programa adicional.

El servicio es de pago con algunas excepciones. Por ejemplo, las llamadas en Estados Unidos y Canadá son gratuitas.

En cualquier caso, las tarifas son muy competitivas, hasta un 50% más baratas que Skype, el servicio de llamadas VOIP más popular.

Recibe notificaciones en el Escritorio

¿Te gustaría recibir un aviso tan pronto como recibas un correo? Si usas Google Chrome, no necesitas instalar ningún notificador de correo en tu equipo.

Notificacion de Escritorio

Primero, haz clic en el botón de opciones de Gmail y elige Configuración en la lista.

Después, en la ventana de opciones busca el apartado Notificaciones de Escritorio. Se subdividen a su vez en notificaciones de chat y de correo nuevo.

  • Para recibir un aviso cuando recibes un mensaje de chat, selecciona Habilitar las notificaciones de chat
  • Para recibir un aviso sólo del correo importante, selecciona Habilita las notificaciones de correo importante
  • Para recibir un aviso de todos los correos, selecciona Habilitar notificaciones de correo nuevo

Ve el número de mensajes sin leer desde el icono de Gmail

Puedes ver el número de mensajes sin leer de tu Gmail directamente en su icono. Así, con dejar abierta la pestaña en el navegador, no necesitas mirarla para saber cuándo te ha llegado un mensaje. Además, es menos intrusivo que las notificaciones con ventanas emergentes.

Para activar esta función ve a las opciones de Gmail y elige Configuración en la lista. Después ve a la pestaña Labs y busca Icono de mensaje no leído. Por último, elige Habilitar y pulsa Guardar cambios.

Mensajes no leidos5 mensajes sin leer en Gmail

Accede a tu correo sin usar el navegador

La versión web de Gmail está muy bien, pero algunas personas prefieren usar clientes de correo convencionales como Thunderbird, Windows Live Mail, etc.

Configurar Gmail en los principales clientes de correo es muy fácil. Lo normal es que sólo tengas que escribir tu dirección de correo y contraseña. Si tuvieras algún problema, la ayuda de Gmail tiene instrucciones paso a paso para configurar tu cuenta en Apple Mail, Outlook Express y otros.

Otros clientes de correo no son tan populares, pero se especializan en Gmail. Es el caso de Geemail, Ningal Gmail Desktop, Gmail Notifier Pro y Gmail Growl.

Ventana de Gmail Notifier

Lee tu correo sin conexión a Internet

Acceder al correo desde cualquier lugar está muy bien, pero ¿y si no tienes Internet? Usar un cliente de correo como los que hemos visto en el anterior truco es una opción. Otra es usar Gmail sin conexión, disponible sólo en Google Chrome.

Para instalar Gmail sin conexión ve a las opciones y después haz clic en la pestaña Sin conexión. Lo único que te aparece es un enlace para descargar el complemento Offline Google Mail desde la Chrome Web Store.

Añade la extensión a Chrome y lánzala. Lo primero que te pedirá es que elijas si quieres acceder a tu correo sin conexión, o únicamente cuando estás conectado a Internet.

Permitir correo

Gmail Offline es mucho más que un acceso a tu correo sin conexión. Es una aplicación completamente nueva, con interfaz propia. Puedes enviar correo, buscar entre tus mensajes, etc.

Gmail Offline

Ten en cuenta que puede tardar horas en descargar todos tus correos al ordenador.

Recibe todos tus correos en una misma cuenta

Es común tener muchas cuentas de correo distintas: una de Yahoo, otra de Hotmail, otra del proveedor de Internet…

Si las unes todas en tu bandeja de entrada de Gmail aumentas tu productividad pues sólo tienes que comprobar una cuenta de correo. Además, te beneficias de las ventajas de Gmail: facilidad de uso, aplicaciones compatibles en PC y teléfonos, etc.

Para leer otras cuentas de correo de tu propiedad desde Gmail, haz clic en el botón de opciones y elige Configuración. Después haz clic en la pestaña Cuentas. Por último, haz clic en el enlace Añadir otra dirección de correo tuyo, que abre una ventana como la siguiente:

Otras direcciones

Rellena los datos y completa el formulario para recibir tu correo de otras cuentas en Gmail.

Responde citando texto

Gmail incluye todo el mensaje original cuando respondes a un correo. Esto puede hacer que las respuestas se hagan cada vez más pesadas de leer, sobre todo si es una conversación con varias respuestas.

Si activas la función de Citar el texto seleccionado, sólo se incluirá el texto que hayas seleccionado antes de pulsar el botón de respuesta.

Para activar esta función, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. Después haz clic en la pestaña Labs. En el listado de servicios de Labs, busca Citar el texto seleccionado y elige Habilitar.

Citar el texto

Por último pulsa Guardar cambios.

Navega por tu correo con el teclado

Navega por tu correo con atajos de teclado para ganar tiempo. Los atajos de teclado de Gmail son muy cómodos y cubren todas las funciones.

Para usarlos, primero debes activarlos. Ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la primera pestaña, General, selecciona Habilitar combinaciones de teclas y después pulsa Guardar cambios.

Mejoras de organización

Los siguientes trucos te ayudarán a organizarte mejor, separar lo importante de lo que no lo es y, en definitiva, hacer más en menos tiempo.

Usa etiquetas anidadas

Etiquetas anidadasLas etiquetas te permiten clasificar los mensajes con el texto descriptivo que quieras. Por ejemplo, puedes usar las etiquetas “Personal” y “Trabajo” para separar los correos según su ámbito.

Pero si usas muchas etiquetas distintas, en vez de ayudar te hacen perder más tiempo. Una solución es usar las etiquetas anidadas, es decir, ordenadas jerárquicamente de modo que unas están dentro de otras.

Aprende a utilizarlas en nuestro artículo sobre etiquetas anidadas de hace unos meses.

Destaca mensajes con 12 tipos de estrellas

Destacar un mensaje es tan fácil como pulsar el icono de estrella que aparece en la lista de mensajes. Así, puedes acceder a estos mensajes más rápido desde la etiqueta Destacados de Gmail.

¿Pero son todos tus mensajes destacados igual de importantes? A veces querrás destacar un mensaje de forma más precisa que con una única estrella. Lo consigues con distintos tipos de destacados.

Para configurar estos destacados, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la pestaña General, busca el apartado Estrellas.

Tipos de estrellas

Arrastra las estrellas que quieras a la columna En uso, dejando el resto en Sin uso.

También las puedes reordenar a tu gusto. Ten en cuenta que aparecen por orden, así que es mejor poner las que más usas al principio.

Una vez las has configurado, úsalas igual que las estrellas normales: haciendo clic en el icono de estrella. Otro clic y saldrá la siguiente, y así sucesivamente.

Destacado

Ordena tu correo con filtros y reglas automáticas

Los filtros ordenan los mensajes de forma automática siguiendo unas reglas. Por ejemplo, puede enviar a la papelera todos los correos de ese amigo tan pesado, o destacar los mensajes de tu jefe.

Para crear o modificar filtros, ve a  las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la pestaña Filtros se listan todos los filtros actuales, y puedes añadir uno nuevo haciendo clic en Crear un filtro nuevo.

Nuevo filtro

Lee nuestro artículo sobre los filtros de Gmail para aprender cómo usarlos a la perfección.

Organiza tu Bandeja de entrada de forma inteligente

Es difícil distinguir qué mensaje es importante y cuál leer primero si recibes muchos correos cada día. Gmail te lo facilita con sus bandejas de entrada personalizadas donde, en lugar de ordenar los mensajes cronológicamente, muestra primero los mensajes más importantes.

Desde que Gmail anunciara la función de Mensajes Prioritarios, la función se ha ido perfeccionando y diversificando para intentar contentar las necesidades de cada uno. Ahora, en vez de tener una única forma de ver tu bandeja de entrada, tienes cinco: clásica, importantes primero, no leídos primero, destacados primero y prioritarios.

  • Clásica – ordena tus mensajes por fecha
  • Importantes primero – muestra primero los mensajes que considera importantes tras analizar varios factores: frecuencia con la que respondes, palabras clave, mensajes que abres…
  • No leídos primero – muestra primero los mensajes que no has leído, aunque sean antiguos
  • Destacados primero – muestra primero los mensajes destacados con estrellas o superestrellas
  • Prioritarios – combina todo lo anterior. Muestra primero los mensajes importantes sin leer, después los mensajes destacados y, por último, el resto.

Para cambiar el tipo de Bandeja de entrada deja el ratón sobre Recibidos y haz clic en la flecha, que abre un menú donde puedes elegir el tipo que prefieras.

Recibidos

Distingue si un correo está enviado sólo a ti o a una lista

Un buen indicativo de que un mensaje es importante es que esté dirigido directamente a ti. En Gmail puedes distinguirlos con un icono distinto.

Ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la pestaña General, busca el apartado Indicadores personales y selecciona:

  • Sin indicadores – no muestra ningún indicativo
  • Mostrar indicadores – resalta los mensajes enviados a ti con copia a otras personas con una flecha › y los mensajes dirigidos sólo a ti con una flecha doble ».

Inicia sesión con varias cuentas a la vez

Cuando tienes varias cuentas de Gmail, cerrar sesión en una para iniciar sesión en la otra es un aburrimiento. Además, podrías equivocarte y escribir un correo desde la cuenta que no es.

Algunos servicios de Google permiten iniciar sesión con varias cuentas a la vez, y Gmail es uno de ellos. Así, cambiar de una cuenta a otra es cuestión de segundos.

Para iniciar sesión con varias cuentas, haz clic en tu foto de perfil, en la esquina superior derecha de la ventana. En la ventana que se abre, haz clic en Cambiar cuenta.

Cambiar cuenta

Después haz clic en Iniciar sesión con otra cuenta. Una vez introduces tu usuario y contraseña, inicias sesión con esta otra cuenta. En cualquier momento puedes cambiar de una cuenta a la otra desde el menú anterior, sin necesidad de escribir tu contraseña.

Otras cuentas

Libera espacio para encontrar más rápido lo que es importante

Gmail pone a tu disposición varios GB de espacio para almacenar tus mensajes de correo, ¿se te queda corto el espacio? ¿tu correo está lleno de mensajes y eres incapaz de encontrar nada? Entonces es hora de que hagas limpieza y liberes algo de espacio.

Personalización

Dale un toque personal a tu cuenta de correo con los siguientes trucos.

Añade una firma

Firma tus correos con información de contacto, política de privacidad o un comentario ingenioso. La firma aparece al final de cada mensaje que escribas.

El cuadro de edición de firma está en las opciones de Gmail , Configuración. En el apartado Firma tienes un cuadro de texto donde diseñar tu firma con colores, imágenes, negritas…

Edición de firma

Para saber más, lee nuestro artículo Cómo crear una firma en Gmail.

En el mismo apartado de opciones, en la pestaña Labs, puedes habilitar Retoques de firma para que se introduzca antes del texto citado en una respuesta y sin las líneas separadoras.

Pon el chat a la derecha

Queda muy poco espacio para el chat cuando usas muchas etiquetas en Gmail y tu pantalla no es muy grande. Una opción para solucionarlo es poner el chat a la derecha en vez de a la izquierda.

Para cambiar el chat de sitio ve a las opciones de Gmail , Configuración. En la pestaña Labs, busca el apartado Chat en el lado derecho, selecciona Habilitar y pulsa Guardar cambios.

Chat a la derechaEl Chat a la derecha, muy útil en pantallas panorámicas

Conoce la hora local del remitente

Si añades el complemento Zona horaria del remitente siempre sabrás qué hora es actualmente en el lugar donde está el remitente de un correo. ¿Es pronto o tarde? ¿Debería escribir ahora o esperar a mañana?

Para añadir este complemento, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la pestaña Labs, busca Zona horaria del remitente y selecciona Habilitar. Por último, pulsa Guardar cambios.

En los detalles de un mensaje, haz clic en la pequeña flecha hacia abajo para acceder a los detalles del mensaje. Entre ellos se encuentra la hora local del remitente.

Hora Local

Cambia el tema

Los temas son básicamente el diseño de la página. Gmail tiene más de 30 temas distintos y variados: colores planos, minimalistas, dibujos, fotografías de alta resolución…

Para ver los temas disponibles, ve a las opciones de Gmail y selecciona Temas.

Temas

Algunos temas son dinámicos y cambian según la hora o las condiciones meteorológicas de la ciudad que establezcas.

Para ver los temas y aplicarlos, haz clic sobre ellos.

Seguridad

También puedes mejorar tu seguridad y privacidad con unas cuantas funciones poco conocidas de Gmail. Son las siguientes.

Conoce si alguien ha entrado en tu correo sin que lo sepas

Tu correo está lleno de información confidencial, ¿cómo saber si alguien ha adivinado tu contraseña y se pasa los ratos libres leyéndola?

Gmail guarda un registro de los últimos accesos a tu correo que incluye el tipo de acceso, la ubicación, la dirección IP y la hora. Se accede desde el enlace Información detallada, en la parte inferior derecha de la página.

Acceso

Lee nuestro artículo sobre cómo detectar y echar a intrusos en tu Gmail para obtener más información.

Haz una copia de seguridad de tus mensajes

Es inusual que Gmail pierda los correos de sus usuarios, pero se han dado casos. Más fácil es que los elimines tú por error con una mala configuración del cliente de correo o un clic donde no debías.

En nuestro artículo Cómo guardar una copia de seguridad de Gmail te contamos dos formas de hacer una copia de seguridad de tu Gmail: con aplicaciones como Gmail Backup o Gmail Keeper y con un cliente de correo como Thunderbird.

Cancela un envío

¿Cuántas veces te has arrepentido de enviar un mensaje justo después de pulsar el botón de Enviar? Si te pasa con frecuencia, te recomendamos el complemento Deshacer el envío, que te permite cancelar el envío de un mensaje durante unos segundos.

Para activar esta función, ve a las opciones de Gmail y selecciona Configuración. En la pestaña Labs, busca Deshacer el envío y selecciona Habilitar. Por último, pulsa Guardar cambios.

DeshacerDesde ese momento podrás cancelar envíos de mensaje haciendo clic en Deshacer. ¡Decide rápido, esta opción sólo aparece unos pocos segundos!

Cierra tu cuenta

No hay forma más radical de proteger tu seguridad en Gmail que destruyendo toda la información de tu cuenta, cerrándola.

En un artículo anterior ya te explicamos cómo darte de baja de Gmail y otros servicios.

No te pierdas estos otros artículos:

¿Qué otros trucos de Gmail conoces?

Artículo revisado el 23 de abril de 2014

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