Cinco trucos esenciales para sacarle partido a Word

Word IconoUn programa tan complejo como Word siempre reserva algunas sorpresas. Si bien resulta fácil de usar, la mayoría de veces no solemos ir más allá de las funciones más básicas, como guardar, abrir, etcétera. Pero incluso estas funciones pueden potenciarse.

A continuación te explicamos cinco trucos – ya sean funciones o complementos – con los que puedes mejorar tus operaciones cotidianas con Word. Todos ellos son compatibles con Word desde la versión XP hasta la 2007, con diferencias mínimas. Esperamos que te resulten útiles.

1. Recupera texto de cualquier archivo

Es posible que te hayas encontrado, en ocasiones, con un fichero corrupto, ilegible o con un recorte con extensión .SHS que no podías abrir. Una situación irritante a la que Word puede poner remedio fácilmente. En el menú Abrir, de hecho, dispones de una opción poco conocida, “Recuperar texto de cualquier archivo”:

Recupera texto de cualquier archivo

De esta forma Word intentará rescatar el texto legible de un fichero. Si se detectan errores, presentará un recuadro con las reparaciones que Word ha considerado oportunas. Algo parecido es lo que consigue RepairMyWord, una herramienta gratuita que rescata toda la información útil de un fichero .DOC y lo guarda en .RTF.

2. Abre y guarda en formato ODT, DOCX y PDF

Word puede abrir una gran variedad de ficheros. Algunos formatos, sin embargo, se le resisten. Si quieres abrir documentos de OpenOffice.org en Word, prueba la extensión oficial OpenXML-ODF Translator, con la que puedes abrir y guardar ficheros en formato ODT.

Save as DocX

Por otro lado, si quieres abrir o guardar documentos DOCX de Word 2007 con versiones anteriores del procesador de textos, el Paquete de compatibilidad de Microsoft Office 2007 es una descarga obligada. El complemento Guardar como PDF o XPS posibilita que Word 2007 (y las demás aplicaciones de la suite) puedan guardar sus documentos como PDF.

3. Guardado automático y copias de seguridad

Por defecto Word guarda el documento cada diez minutos. En determinadas situaciones este intervalo puede ser demasiado largo, especialmente si tu ordenador es inestable, hay tormentas eléctricas o tienes un gato al que le gusta saltar encima del teclado. Para modificar las opciones de autoguardado, ve al menú Herramientas > Opciones y haz clic en la pestaña Guardar:

Autoguardado

Puedes modificar el intervalo de guardado automático hasta un minuto. Asimismo, resulta recomendable marcar la opción “Crear siempre copia de seguridad”, que generará un fichero .WBK con el mismo nombre del original y en la misma ruta. Si bien la autorrecuperación no reemplaza la maniobra de guardado manual, puede sacarte de apuros.

4. Navega mejor por tu documento

La interfaz de Word reserva funciones muy útiles para navegar por el documento, pero poco visibles a primera vista. Una de ellas es la vista separada, con la cual puedes trabajar en un parte del fichero mientras consultas otra. Para ello sólo debes arrastrar el pequeño botón gris que aparece encima de las barras de desplazamiento verticales:

Vista separada

Otra función cómoda se encuentra al otro extremo de la barra de desplazamiento. Se trata del seleccionador de objetos de búsqueda. Cuando pulses en el punto gris podrás elegir el tipo de elemento por el cual navegar, como los títulos, notas o imágenes del documento. Las flechas azules se moverán adelante y atrás por los elementos de la categoría elegida:

Seleccionar

5.  Pega texto en condiciones

El texto que copias de una página web o de otra aplicación retiene muchas veces su formato y otros datos, como los enlaces o las imágenes. Si quieres pegar el texto que contienen en un nuevo documento, no siempre interesa usar esa información tal cual. En lugar de Control+V, prueba la opción “Pegado especial” del menú Edición:

Special Paste

Word intentará detectar el tipo de objeto que estás pegando y te ofrecerá opciones para convertirlo a otro formato. Si vas a usar mucho esta función, puedes asignarla como botón a una cualquier de las barras desde Herramientas > Personalizar > Comandos.

¿Cuáles son vuestros trucos favoritos de Word? ¿Hay alguna característica poco conocida que os ha hecho la vida más fácil?

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