Trello: cómo esta herramienta puede organizar tu vida

Trello es una herramienta de gestión de listas extremadamente versátil, que se puede ajustar de acuerdo a las necesidades del usuario. Puedes utilizarla para organizar tus tareas laborales, tus planes de viaje y las prioridades de tus estudios, entre muchas otras tareas.

Al configurarle de acuerdo a los objetivos de cada usuario, Trello puede ser utilizada por un solo individuo o por un equipo de trabajo. Si aún no conoce las características de este práctico servicio, no te preocupes – vamos a repasar casi todo lo que puedes obtener de esta herramienta.

La interfaz de Trello

Trello es un sitio web al que se puede acceder desde los navegadores de Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari e Internet Explorer – no se requiere una instalación previa. Está en inglés y es gratuito, si bien existen también recursos pagos más elaborados. También puedes acceder al mismo a través de Google Play y  las apps de iTunes.

En primer lugar, es necesario comprender el diseño de Trello y cómo está organizada la información del servicio. Tu registro se compone de diferentes “tableros”, que son tablas que reúnen diferentes listas e información. Al loggearte, hallarás todos los tableros de los que fomas parte y puedes crear otros adicionales. Todo esto está es la pantalla de inicio de Trello.

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Los tableros se caracterizan por tener varias columnas de listas, todas ordenadas horizontalmente – puedes crear el número de tablas que quieras, todas con sus temas específicos. Estas columnas contienen las llamadas “tarjetas”, que son tarjetas a las que puedes agregar temas específicos.

Personalizar el tablero para tus objetivos

Dentro de las tarjetas, puedes escribir comentarios, agregar enlaces, guardar adjuntos, determinar líneas de tiempo y añadir imágenes, especificando el tema de cada uno de ellos. Estas tarjetas se pueden mover entre las columnas en el mismo marco, por lo que puedes realizar la transición de un tema a otra columna (simplemente arrastrando la tarjeta).

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Las “tarjetas” son como pequeñas notas que se pueden arrastrar a través del tablero e insertar en las columnas de la lista según el contexto o el estado. La diferencia es que no son simples notas, sino tarjetas que pueden recibir información aún más compleja, con todos los elementos que ya han sido listados. Además, puede agregar fechas límite y listas de verificación dentro de las “tarjetas”, para poder visualizar el progreso de la actividad en forma de porcentajes.

Trabajo en equipo

La interfaz de Trello es especialmente útil para el trabajo en equipo. Los tableros se pueden compartir con cualquier persona con una membresía de Trello y las personas puede ser etiquetada en varias tarjetas. Por ejemplo, es posible determinar las funciones de cada miembro del equipo marcándolo en una “tarjeta” diferente, para que todas las personas en ese “tablero” estén al tanto de lo cada uno está haciendo en un momento determinado. Esta es una gran manera de monitorear lo que todos están haciendo.

Además, hay un sistema de etiquetado por color. Se trata de etiquetas coloreadas que pueden utilizarse para indicar el estado de un proyecto o de una actividad en particular. Por ejemplo, puedes elegir colores específicos para marcar elementos como “Proyecto en progreso”, “Listo” y “Demorado”, entre otras posibilidades. Dependiendo del contexto del tablero, pueden adquirir el significado que desees. Para marcar a alguien en Trello para que reciba una notificación, escribe el nombre del usuario precedido por el “@”.

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Una de las diferencias del Trello es que es una herramienta muy visual, porque las tarjetas son fáciles de localizar (aún más catalogadas con las etiquetas de colores) y separadas en las columnas por temas. Aunque servicios como Evernote y Wunderlist son interesantes para crear listas y listas de control, no ofrecen las mismas posibilidades que Trello es capaz de proporcionar – especialmente en términos de versatilidad personal y profesional.

Trello en sí tiene un tablero público (con contenidos en inglés), en el cual puedes ver las ideas y trabajos en curso en el sitio, de manera que todos pueden participar con sugerencias, comentarios y votos en las tarjetas, de este modo dando un gran peso y notoriedad a ciertos temas. Aquí la tienes:

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Gestión de información básica

El uso más común de Trello es la gestión de tareas. Como se mencionó anteriormente, se puede crear “tableros” para planificar viajes, tareas laborales, los objetivos del año y muchos otros temas. Dentro de cada uno de estos tableros, puedes colocar columnas específicas para facilitar la utilización de la herramienta. Como ejemplo, puedes ver el siguiente estilo de organización:

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En este ejemplo, se puede observar una organización de un viaje, con columnas separadas por temas y tarjetas con información sobre los respectivos eventos. Dentro de estas “tarjetas”, hay notas con los precios de los tours, los billetes e información general, entre otros detalles.

Esta es una plantilla que se puede aplicar en una variedad de contextos, pero tu puedes elegir. Por ejemplo, otras personas que participan en el viaje pueden agregar sus propias tarjetas al tablero, así como listas, comentarios o sugerencias sobre lo que quieren. En otro ejemplo, como podrás ver a continuación, puedes comprobar la organización semanal de las actividades, separadas por días y por etiquetas de color que clasifican el estado y la prioridad de las tareas.

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Usar Trello como organizador semanal es algo muy práctico y fácil de hacer. Al separar las columnas de listas por día, se puede establecer plazos para las tareas diarias, ya sean personales o profesionales, para que no se te pierdas en medio de tus compromisos. Además, puedes crear un calendario editorial para organizar las tareas de los días del mes y cumplir con los plazos.

En el siguiente ejemplo, puedes ver cómo el usuario calificó las funciones de la “Gran reforma de la cocina”. Las cuatro columnas de listas representan y se pueden traducir como: “Ideas”, “Elementos a realizar”, “Elementos en progreso” y “Elementos completados”. Puedes ver cómo se usaron las etiquetas de color y cómo se etiquetaron diferentes personas en tarjetas específicas, referidas a un determinado tema.

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Con Trello puedes planear y organizar ideas para el trabajo, bodas, proyectos de libros, y calendarios semanales, entre muchas otras actividades- hay muchas posibilidades. Para navegar más rápido y de forma más dinámica, encontrará aquí una lista de los muchos tipos de accesos directos que puedes usar en este servicio, realizando varias acciones usando sólo unas pocas teclas.

Trello Gold e inspiraciones para organizarse

Para tener un aspecto más elegante en Trello (con fondos de pantalla de alta resolución e incluso la posibilidad de subir tus propias imágenes), necesitas comprar el servicio Trello Gold por $ 5 al mes. Con él, también puede guardar hasta 250 MB de archivos en sus tableros, a diferencia de los 10 MB en el modo gratuito y utilizar pegatinas y emoticonos en los mensajes.

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Trello Business es otra alternativa de pago que, por el mismo precio, ofrece recursos más elaborados para empresas o negocios. De todas maneras, es posible utilizar Trello en las empresas sin tener que pagar.

Haz clic aquí para ver diferentes modelos de tableros en Trello, separados por categorías de: trabajo, estudios, hogar y mucho más. Haz clic aquí para ver tableros inspiradores con diferentes aspectos visuales. Y finalmente, haz clic aquí para ver modelos diseño y la organización de tableros de acuerdo a su contexto. Y tú, ¿sabes de algún otro consejo interesante para usar en Trello?

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